Mit dem elektronischen Dokumentations- und Prozessmanagement (eDokPro) hat das BRZ ein Service entwickelt, das für den Bund und die TU Wien im Einsatz ist, aber auch in Gemeinden, Ländern oder anderen Universitäten eingesetzt werden kann.
In der Bundesverwaltung wird der elektronische Personalakt seit 2010 genutzt und elektronisch geführte Personalprozesse werden seit 2012 durchgeführt. Das macht der Elektronische Personalakt möglich, der u. a. im Bundesministerium für Finanzen, dem Bundesministerium für Inneres, dem Justizministerium aber auch in der TU Wien zum Einsatz kommt. Technologisch wurde das IT-Verfahren eDokPro, bestehend aus den Anwendungen Elektronischer Personalakt und Elektronische Personalgeschäftsprozesse, basierend auf Open-Source-Technologien umgesetzt und somit komplett runderneuert.
Mittels der Anwendung Elektronische Personalgeschäftsprozesse (ePGP) können klassische Geschäftsfälle der Personalverwaltung über den gesamten Lifecycle workflow-gesteuert abgewickelt werden. Das ermöglicht die Automatisierung vieler Verwaltungstätigkeiten. Personalgeschäftsprozesse können somit IT-gestützt vereinheitlicht und durch den Fachbereich administriert werden. Innerhalb der Personalgeschäftsprozesse stehen unter anderen diese Funktionalitäten zur Verfügung: Nutzung unterschiedlicher Prüfungs- sowie Genehmigungsmechanismen, Dokumentenerzeugung basierend auf elektronischen Vorlagen, digitale Signatur von Dokumenten im Prozess sowie digitaler Versand von Prozessergebnissen und Informationen. Durch die angebotenen Funktionalitäten können in der Anwendung ePGP u. a. Anträge, Genehmigungen und Erledigungen dienstverhältnisrelevanter Ereignisse abgebildet und deren Ergebnisse abgelegt werden.
Der Elektronische Personalakt (ePA) ermöglicht die strukturierte und digitalisierte Ablage von Personaldokumenten und unterstützt bei der Verwaltung von Personalakten in elektronischer Form. Die sichere Ablage wird durch die Nutzung eines nicht veränderbaren elektronischen Archivs gewährleistet. Mit der Ablöse von Papierakten im Zuge der ePA-Einführung werden heterogene Ablagesysteme konsolidiert. Die Lösung bietet eine strukturierte Ablage digitaler Dokumente in einem elektronischen Akt und in einer von Kunden definierten Ablagestruktur.
Der runderneuerte Elektronische Personalakt wurde 2016 initial an der TU Wien, Arbeitgeberin für rund 4.500 Mitarbeiter:innen, eingeführt. „Für unsere Mitarbeiter:innen wurde davor eine Personalakte in Papierform geführt. Es gab keine einheitliche Aktenstruktur. Zusätzlich fielen Lagerkosten an“, erklärt Mag. Anna Steiger, TU-Vizerektorin für Personal und Gender. Im Fokus der neuen elektronischen Lösung, die das BRZ umgesetzt hat, steht die Zentralisierung, Vereinheitlichung und Automatisierung der Verwaltungstätigkeit.
Danach wurde die Einführung des runderneuerten IT-Verfahrens eDokPro sukzessive bei den Bestandskunden (z. B. Justizministerium und Bundesamt für Soziales und Behindertenwesen) fortgesetzt. Im Zuge der Einführung wurden 33.500 Personalakten und 79.000 Personalgeschäftsprozesse aus dem abzulösenden System migriert. Auf der neuen Plattform werden derzeit monatlich rund 2.000 Prozesse abgearbeitet.
Bei der Umsetzung des IT-Verfahrens eDokPro stand die Schaffung einer Produkt- und Mandantenfähigkeit im Vordergrund. Damit steht einem möglichen Roll-out bei anderen BRZ-Kunden nichts im Wege. Ressort- und organisationsübergreifende Synergieeffekte, etwa bei den Betriebskosten und der Umsetzung neuer Funktionen, können so leicht realisiert werden. Ein mandantenfähiges System garantiert unterschiedlichen Kunden die getrennte Administration ihrer Daten und die damit verbundene Datensicherheit.
