Papierakte sind an der TU Wien Geschichte
03. Februar 2016
Der elektronische Personalakt (ePA) unterstützt die Bundesverwaltung seit Jahren dabei ihre Personalprozesse effektiv durchzuführen. Diese IT-Lösung wurde für die TU Wien adaptiert. Sie ist damit die erste Universität Österreichs, die den ePA einsetzt.
Im Fokus der neuen elektronischen Lösung „PM 2.0 Personalservices“ steht die Zentralisierung, Vereinheitlichung und Automatisierung der Verwaltungstätigkeit der TU-Personalabteilung. Das BRZ setzte sie für die TU Wien im Auftrag des Bundesministeriums für Finanzen um.
Das IT-Verfahren umfasst die Anwendungen „elektronischer Personalakt“ (ePA) und „elektronische Personalgeschäftsprozesse“ (ePGP). Die Architektur berücksichtigt das Bundeshaushaltsgesetz, wodurch die Integration in die bundesweit einheitliche Personalmanagementunterstützung sichergestellt ist. Der ePA ist eine moderne, webbasierte Lösung und ermöglicht die strukturierte und digitalisierte Ablage von Personaldokumenten. Mittels ePGP können alle klassischen Geschäftsfälle der Personalverwaltung über den gesamten Lifecycle hinweg Workflow-gesteuert abgewickelt werden.
Wichtig war zudem die Schaffung einer Produkt- und Mandantenfähigkeit der beiden Lösungen. Damit wird ein Rollout auch an weiteren Universitäten und anderen Gebietskörperschaften ermöglicht.
6 Monate in Betrieb
Seit Juli ist der ePA für die TU Wien produktiv im Einsatz. Seither wurden auch die physischen Personalakten sukzessive initial gescannt und im elektronischen Personalakt hinterlegt. Mittlerweile steht die Nutzung in vollem Umfang zur Verfügung. Die Fertigstellung der elektronischen Personalgeschäftsprozesse erfolgt dieses Jahr.
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