10 Jahre UNI.SAP - Quo vadis?

Durch das Universitätsgesetz 2002 wurden alle österreichischen Universitäten aus der Bundesverwaltung ausgegliedert. Diese Änderung verpflichtete die Universitäten einerseits dazu ein Rechnungswesen entsprechend dem Handelsgesetz zu führen. Andererseits wurden sie Arbeitgeber ihres Personals. Der Aufbau eines eigenen Personalmanagementsystems wurde zwingend, da die Personalmanagementverfahren des Bundes seither nur noch für an den Universitäten arbeitende Beamtinnen und Beamte zuständig waren.

UNI.VERSE & UNI.PERS = UNI.SAP

Das Projekt UNI.SAP vereint das Rechnungswesen (UNI.VERSE) und die Personalverrechnung (UNI.PERS) in einem System. Das BRZ ist für die Projektabwicklung als auch den kompletten laufenden Betrieb seiner maßgeschneiderten SAP-Applikation zuständig.

UNI.VERSE ist ein Spin-Off des Projektes HV-SAP des Bundes, basierend auf der Standardlösung SAP R/3. Seit April 2004 ist UNI.VERSE produktiv im Einsatz.

UNI.PERS dient der Verwaltung und Abrechnung der vertraglich Bediensteten der Universitäten. Ziel war die Entwicklung eines für alle 16 Universitäten gleichermaßen gültigen UNI.PERS-Master inklusive Datenmigration. Seit Ende 2004 ist auch dieses System im Einsatz. Mittlerweile sind 18 Universitäten in den UNI.PERS-Verbund eingegliedert.

Die erfolgreiche Zusammenarbeit in Zahlen: In 80.000 Betriebsstunden erzeugten 15.000 Benutzer:innen rund 48 Millionen Buchungsbelege und 160 Millionen Belegzeilen.

"Ein mutiger und riskanter Schritt"

Nach ihrer Ausgliederung mussten die Universitäten ihre Aufgaben weisungsfrei und autonom erfüllen. Univ.-Prof. Dr. Heinrich Schmidinger, Präsident der Österreichischen Universitätenkonferenz und Rektor der Universität Salzburg, ist überzeugt, dass diese damals neuen Pflichten nur mithilfe von UNI.SAP zu meistern waren.

Die Aufgabenstellung lautete, den elektronischen Workflow so zu gestalten, dass administrative Arbeitsabläufe effizient und ressourcenschonend abgewickelt werden können. Die Herausforderung lag dabei in der Anpassung des Systems an die individuellen Bedürfnisse der einzelnen Universitäten. "Das BRZ stand nach der Ausgliederung vor ähnlichen Herausforderungen – Einrichtung von elektornischen Workflows, Kostenrechnung und die elektronische Abbildung des gesamten Finanzwesens. Wir haben somit das Trockentraining bei uns selbst durchgeführt, und konnten dann die Universitäten auf Basis unserer Erfahrungen beraten", so BRZ-Geschäftsführerin Mag. Christine Sumper-Billinger über die Komplexität des Projekts.

Für Mag. Dr. Karl Schwaha, Vizerektor der Universität Wien, war die Einführung von UNI.SAP "ein mutiger und riskanter Schritt", der zusätzlich "zu einer starken Professionalisierung in jedem Bereich" geführt hat. Zusätzlich haben zehn Jahre UNI.SAP mehr Transparenz geschaffen, ergänzt Mag. Klaus Sickinger, Geschäftsführer SAP Österreich.

Auch das Thema Sicherheit war im Projekt UNI.SAP von Anfang an ein wichtiger Punkt. Darum wurden vor zehn Jahren die Ressourcen gebündelt, um die optimale Sicherheit der Daten zu gewährleisten. "Sicherheit hat in der BRZ den höchsten Stellenwert. So sind wir auch in diesem Bereich ISO-zertifiziert. Das Besondere beim BRZ ist weiters, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Amtsverschwiegenheit unterliegen", beschreibt Christine Sumper-Billinger den sensiblen Umgang mit Kundendaten.

UNI.IT – Quo vadis?

Die Vertreter:innen der Universitäten bei der Podiumsdiskussion sehen der Zukunft von UNI.SAP positiv und erwartungsvoll entgegen. Univ.-Prof. Dipl.-Ing. Dr. Sabine Seidler, Rektorin der Technischen Universität Wien: "IT hat immer zwei Aufgaben – erstens Verwaltungsprozesse zu unterstützen und weiterzuentwickeln, und zweitens die Arbeit der Wissenschaftler zu vereinfachen." Auch für Univ. Dir. MMag. Gerald Lackner, Universitätsdirektor der Medizinischen Universität Graz, ist es von großer Bedeutung die Verwaltungsvereinfachung voranzutreiben.

"Wir blicken heute auf die 10-jährige Kooperation von 18 österreichischen Universitäten mit dem BRZ und der Firma SAP zurück. Ein Jahrzehnt, in dem sehr konstruktiv zusammengearbeitet wurde. Auch in Zukunft wollen wir Prozesse vereinfachen und die Vorteile einer Zusammenarbeit suchen. Wir können stolz darauf sein, dass wir mit UNI.SAP vorleben, dass Kooperation basierend auf Offenheit und Transparenz gut funktioniert", zeigt sich Ernst Steiner, SAP-Bereichsleiter im BRZ zufrieden.