Von wegen Amtswege

Persönlicher Videotermin

Seit dem heurigen Frühjahr ist der Weg zum Finanzamt auch bei komplexen Angelegenheiten oft nicht mehr notwendig. Bürger:innen können nun online einen Videotermin vereinbaren. Durch sichere Identifikation und Authentifizierung können dabei nicht nur allgemeine, sondern auch ganz individuelle Informationen zu ihrem spezifischen Steuerakt besprochen werden.

Erfolgreiches Innovationsprojekt

Angetrieben von Pandemie und Lockdowns stieg in den letzten Jahren die Zahl virtueller Besprechungen. Inspiriert davon griff das BRZ-Team Digital Government & Innovation Mitte des letzten Jahres eine Idee für virtuelle Behördenkontakte auf. Im Rahmen eines Innovationsprojekts wurde gemeinsam mit mehreren Kunden das Potenzial von Amtsbesuchen mit verbindlichen Ergebnissen via Video aufge­zeigt. Verschiedene Beispiele wie etwa Erstgespräche von Arbeitssuchenden beim AMS, die Erklärung zur Normverbrauchsabgabe am Finanzamt oder das Kontaktrecht am Amtstag des Bezirksgerichts sollten die Machbarkeit auch praktisch beweisen.

Innovatives Service konzipiert

In der Konzeptionsphase der Lösung wurden moderne Methoden des Design Thinking angewendet. „Nach zahlreichen, sehr intensiven Interviews mit Stakeholdern und potenziellen Nutzer:innen haben wir rasch ein Mock-up visualisiert, das wir dann unter Einbeziehung dieser Nutzer:innen noch verbessern konnten, bevor wir grob die Architektur konzipiert haben“, erklärt Mag. Gerhard Embacher-Köhle, Innovation Manager im BRZ. „So konnten wir mithilfe Nutzer:innen-zentrierter Methoden schnell und anschaulich den Vorschlag für ein digitales Service für die videobasierte Erledigung von Amtswegen präsentieren.“

Potenzial rasch erkannt

Bereits im Herbst 2021 gab das Bundesministerium für Finanzen die praktische Umsetzung einer solchen Lösung für die Finanzverwaltung in Auftrag. „Wir haben das Potenzial dieses Service schnell erkannt. Ein Proof of Concept war dann die Grundlage, um mit dem BRZ und anderen Partnern basierend auf bereits bestehenden Modulen eine technische Lösung zu konzipieren“, so DI Ernst Siller, Verwaltungsmanagement der Steuer- und Zollverwaltung im Bundesministerium für Finanzen.

Sicherheit durch ID Austria

Zentrale Module sind die Terminvereinbarung, wobei hier sowohl die Perspektive der Bürger:innen als auch jene der Mitarbeiter:innen im Finanzamt, das Terminmanagement und die Verknüpfung mit Steuerakten der Gesprächspartner:innen berücksichtigt werden müssen. Diese konnten selbstverständlich nur durch eine sichere Identifikation und Authentifizierung eingebunden werden, wobei hier als Grundlage bereits das neue System der ID Austria eingesetzt wurde. Als weiterer wesentlicher Bestandteil wurde die Videoconferencing-Standardlösung der Bundesverwaltung eingebunden.

Erfolgreich im Einsatz

Im März des heurigen Jahres konnte das neue System bereits in Betrieb genommen werden. Mittlerweile werden pro Tag 25 bis 30 solcher Videokonferenzen mit Bürger:innen abgehalten, insgesamt schon über 2.600. Nach der erfolgreichen Inbetriebnahme des Systems werden nun weitere Funktionalitäten umgesetzt. Kern ist die Einbindung von Online-Formularen, die direkt in dem Videotermin befüllt werden können. So können Bürger:innen ihre Fragen stellen, die Mitarbeiter:innen des Finanzamts können bei der Befüllung unterstützen und das Formular kann direkt im Termin übermittelt werden. Weiters wird ein Bezahlservice integriert, welches eine digitale und in den Videotermin eingebundene Bezahlmöglichkeit für Bürger:innen schafft. Damit wird eine Alternative zu lokalen Bezahlstationen oder zeitlich verzögerten manuellen Überweisungen geschaffen und so eine raschere Abwicklung vieler Prozesse, die eine Zahlung erfordern, ermöglicht. Um einen behördenübergreifenden Einsatz zu ermöglichen, ist das System bereits heute so konzipiert, dass weitere Behördenwege aus allen Bereichen der Verwaltung umgesetzt werden können.