RPA: Der Roboter als Verwaltungsmitarbeiter

Herausforderungen der Zukunft

Wie in jedem Unternehmen gibt es auch in der öffentlichen Verwaltung Prozesse, in denen immer wiederkehrende Aktivitäten ausgeführt werden und dabei einer klaren Struktur folgen. Diese Prozesse sind häufig monoton und zeitraubend. Gleichzeitig steht der öffentliche Dienst vor großen Herausforderungen im Zuge der Pensionierungswelle. Software-Roboter („Bots“) können bei der Lösung beider Probleme eine Antwort liefern.

Entlastung der Spezialistinnen und Spezialisten

Robotic Process Automation (RPA) bringt den größten Nutzen bei der Automatisierung von klar strukturierten, standardisierten, regelbasierten Prozessen mit großem Transaktionsvolumen. Das können beispielsweise Prozesse in der allgemeinen Administration, im Personalwesen, Controlling oder im Kundensupport sein. Auch überall dort, wo es auf Schnelligkeit und Genauigkeit ankommt, kann RPA Prozesse beschleunigen und die Fehlerquote senken. Durch RPA kann eine Optimierung bei der Arbeitslastverteilung erzielt werden, die etwa die Auswirkungen
von Mitarbeiterfluktuationen abfedern kann. Auch die Pensionierungswelle im öffentlichen Dienst wird durch gesteigerte Automatisierung besser zu bewältigen sein. Fachexperten werden
durch diese Automatisierung für ihre eigentlichen Aufgaben freigespielt. Mehr noch: Durch die Hilfe Künstlicher Intelligenz, die enorm große Datenmengen untersuchen kann, können wichtige menschliche Entscheidungen besser und schneller getroffen werden. Der Computer
ersetzt dabei keine Menschen, er unterstützt und beschleunigt lediglich komplexe Prozesse.

"Prozessautomatisierung erledigt Routinetätigkeiten, verringert die Fehlerhäufigkeit und schafft mehr Zeit für komplexe Aufgabenstellungen." Mag. Clemens Schwaiger (Bereichsleiter Digital Advisory im BRZ)

Die Zukunft von RPA

Einscannen, Auslesen, Abspeichern: Derzeit arbeiten konventionelle Bots häufig nur an stupiden, wiederkehrenden Tätigkeiten. Um intelligente Automatisierung voranzutreiben, wird derzeit mit Hochdruck an Cognitive Robotics gearbeitet. Bots sollen in Zukunft auch komplexere Aufgabenstellungen lösen können und somit noch mehr Effizienzsteigerung bewirken. Eine Anwendung wären digitale Serviceangebote, wie etwa der Chatbot des Finanzministeriums, „Fred“, der häufig gestellte Anfragen beantworten oder im Bedarfsfall an einen menschlichen Mitarbeiter oder eine menschliche Mitarbeiterin weiterleiten kann. „Robots sind fit für die Masse“, ist Mag. Clemens Schwaiger, Bereichsleiter im BRZ, überzeugt. „Es bedarf eines Umdenkprozesses. Bots ersetzen keine Menschen, sie sind neue Teammitglieder, die nicht nur einfache, wiederkehrende Tätigkeiten automatisieren, sondern dank Künstlicher Intelligenz auch Menschen bei Entscheidungen unterstützen können“, so Mag. Schwaiger über die Zukunft von Bots im Arbeitsalltag.