Digital Knowledge Butler

Wissen sichern

Mäßig oder kaum dokumentierte Themenfelder oder unzusammenhängende Dokumente, die Wissen einer Organisation enthalten, die noch dazu in vielen verschiedenen Quellen abgelegt sind, stellen oft eine große Herausforderung für das Wissensmanagement innerhalb einer Organisation dar. Das wird vor allem beim Onboarding neuer Mitarbeiter:innen oder aber auch bei internen Nachbesetzungen evident. „Gerade in Hinblick auf die anstehende Pensionierungswelle in der öffentlichen Verwaltung gilt es effiziente Lösungsansätze zu finden, um Wissen trotz Personalveränderungen innerhalb der Organisationen zu sichern“, so Matthias Lichtenthaler, Head of Digital Government & Innovation im BRZ.

Gemeinsam mit der Verwaltung

Das war der Hintergrund, um im Rahmen eines BRZ-Innovationsprojekts konkrete Handlungsempfehlungen für den Einsatz intelligenter Tools und Technologien zur Sicherung und Verteilung von Wissen zu erarbeiten. Dazu wurde gemeinsam mit der öffentlichen Verwaltung erhoben, wie Wissenssicherung und -weitergabe stattfindet. Eine besondere Herausforderung besteht beispielsweise in der Sicherung und im Transfer von implizitem Wissen, d. h. Wissen über Fähigkeiten und Kenntnisse, die aus Erfahrungen und Werten entstehen, welches oft entscheidend für den Erfolg einer Organisation ist. Für eine erfolgreiche Wissenssicherung ist hierfür eine Nachahmung der Technologie durch Sozialisation und Kombination erforderlich, beispielsweise durch Video- oder Audioaufnahmen.

„Der Digital Knowledge Butler soll ein selbstlernendes System werden, das eigenständig Fragen generiert und sich diese auch beantworten lässt.“ Matthias Lichtenthaler, Head of Digital Government & Innovation im BRZ

Wissen via Digital Knowledge Butler

„Ergänzend zu diesem Innovationsprojekt wurde der Digital Knowledge Butler ins Leben gerufen. Diesem wurde zum Ziel gesetzt, Menschen in Form eines Generationenvertrags über Altersgrenzen hinweg zusammenzubringen. Der persönliche zwischenmenschliche Austausch wird ermöglicht, indem sich Personen bei weiterem Interesse zu einer konkreten Thematik vernetzen können. Gleichzeitig wird Wissen gesichert“, erklärt Lichtenthaler. Die zentrale Wissenssicherung, kann über mehrere Bereiche hinweg passieren, wobei das Wissen der Expertinnen und Experten aus deren täglichen Arbeitsabläufen extrahiert, dokumentiert und über den Butler weitergetragen wird. Das ermöglicht ein besseres Onboarding von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und dient im Zuge von Pensionierungen oder bei Ausfall einer Schlüsselperson dem Wissenserhalt. Außerdem werden für bestehende Mitarbeiter:innen Suchzeiten in Online-Inhalten innerhalb der Organisation weitgehend verringert.

Wie soll das funktionieren?

Der Digital Knowledge Butler soll primär Wissensbausteine erzeugen, und zwar von menschlichen Expertinnen und Experten im Audio-Format, die maximal 100 Sekunden dauern. Diese Bausteine stehen dann in einer Audio-Bibliothek strukturiert für alle Mitarbeiter:innen der Organisation zur Verfügung. Mittels Speech to Text wird die Information in weiterverwendbaren Content umgewandelt und in Folge teilautomatisiert indexiert, kategorisiert und in die bestehende Wissenslandkarte integriert. Somit werden Lerninhalte sowohl für den Menschen als auch für die künstliche Intelligenz erzeugt. Stellt nun eine Person eine Frage an den Digital Knowledge Butler, dann überprüft dieser, ob es in der Wissenslandkarte bereits eine passende Antwort dazu gibt. Ist eine solche vorhanden, dann wird diese ausgegeben. Wenn keine Antwort vorhanden ist, wird der Digital Knowledge Butler der/des jeweiligen Expertin/Experten kontaktiert, der diesem dann die offene Frage stellt. Die Antwort ist ein weiterer Audio-Wissensbaustein, der mittels Speech to Text zum Content für die damit erweiterte Wissenslandkarte wird. So werden Wissenslücken geschlossen. „Das darunterliegende KI-Framework ist der bestehende BRZ-AI Hub. Dieser soll lernen, selbst zu erkennen, in welchen Bereichen Wissen fehlt bzw. nicht ausreichend dokumentiert ist“, so Lichtenthaler. „In diesem Zusammenhang werden wir mit Forschungseinrichtungen kooperieren. Hier steht die Entwicklung sicher noch am Anfang