Fünf Dimensionen, anders zu arbeiten

Neue Methoden. Die IT-Branche agiert in einem äußerst dynamischen Umfeld. Das starke Wachstum auf der einen Seite und der Fachkräf­temangel auf der anderen Seite sind Herausfor­derungen, denen sich das BRZ stellen will und muss. Darüber hinaus verändert die digitale Transformation die Prozesse in der öffentlichen Verwaltung grundlegend. E-Government ist heute, M-Government (also Mobile Govern­ment) die Zukunft. Das spiegelt sich natürlich in stetig steigenden Kundenbedürfnissen wider. „Für das BRZ bedeutet das, bestehende Arbeits­weisen sehr genau unter die Lupe zu nehmen, diese zu hinterfragen, zu überarbeiten und zu optimieren. Nur so können kurzfristig Kapa­zitäten für neue Aufgaben geschaffen werden. Außerdem ermöglicht Lean IT, die Transparenz der Leistungserbringung weiter zu steigern“, erklärt Dr. Karin Wegscheider, Projektleiterin Lean IT-Implementierung im BRZ.

Erfolgsfaktor Lean Management

Seit Sommer setzt das BRZ unternehmensweit auf Lean. Die Lean-Philosophie stammt eigent­lich aus der Automobilbranche. Toyota richtete als erste Firma die Produktion nach Lean-Prinzi­pien aus und wurde damit sehr erfolgreich. Spä­ter prägten Forscher des Massachusetts Institute of Technology den Begriff „Lean Management“. Beim Lean Management steht das kontinuier­liche Streben nach Perfektionierung der Wert­schöpfung für den Kunden im Vordergrund. Dabei sollen zum einen die Kundenbedürfnisse so exakt wie möglich erfüllt werden. Zum ande­ren sollen alle Aktivitäten, die für den Kunden keinen zusätzlichen Wert stiften, aus Prozessen eliminiert werden. Durch die Effizienzgewinne werden Kapazitäten frei, die für andere Aufga­ben genutzt werden können. Gleichzeitig erhöht sich durch die Änderungen die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit.

Piloten ist nichts verboten

Mit Unterstützung durch externe Consultants wurden die Lean-Prinzipien im BRZ bereits im Vorjahr erfolgreich in Lean-Piloten erprobt. Etwa im Team „Sozialministeriumservice Sup­port“, einem Team, das Software-Entwicklung und Applikationsbetrieb für eine Reihe von Individualanwendungen verantwortet. Der Pilot, der das Thema „Performance Manage­ment“ im Konkreten beleuchtete, erstreckte sich insgesamt über vier Wochen. Ziel war es, die Transparenz über die im Team verteilten Aufga­bengebiete herzustellen, eine Kultur für gegen­seitige Unterstützung zu schaffen und diese nachhaltig zu verankern. „Selbstverantwortung für durchgeführte Aufgaben ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor, um die Motivation im Team möglichst hoch zu halten und gute Ergebnisse abzuliefern“, so Wegscheiders Resümee: „Die Arbeit im Team wurde transparenter, wodurch Kapazitäten leichter umverteilt werden können. Es war uns somit klar, wir können nicht ein­fach nur mehr arbeiten, sondern müssen unsere Arbeitsweisen weiterentwickeln und anders arbeiten.“ Die neu eingeführten Regeln und Verantwortlichkeiten wirkten sich in weiterer Folge auch auf die Beziehung zum Kunden, dem Sozialministeriumservice, positiv aus. „Durch direktere Kommunikationswege werden Abstim­mungen über Weiterentwicklungen sowohl auf fachlicher als auch auf organisatorischer Ebene reibungslos zwischen dem BRZ und uns durch­geführt. Darüber hinaus konnten so auch die Durchlaufzeiten bei gemeldeten Fehlern mini­miert werden“, zeigt sich Regierungsrat Karl Korkisch, Abteilungleiter beim Sozialministeriumservice, zufrieden.

Is it lean? Lean it is!

Die Erfahrungen mit der Einführung effektiver Lean-Werkzeuge waren äußerst positiv und haben zu sichtbaren und messbaren Erfol­gen geführt, etwa zur besseren Priorisierung von Arbeitspaketen und einer besseren Aufgabenverteilung durch mehr Transparenz. Das war der Startschuss für den unterneh­mensweiten Roll-out der Lean-Methodik im BRZ. Als erster Schritt wurden sieben erfahrene Mitarbeiter:innen zu Lean Coaches ausgebildet. In einer ersten Welle arbeiten fünf Teams aus unterschiedlichen Bereichen intensiv mit diesen Coaches. Die Erfahrungen, die dabei gemacht werden, fließen in die noch kommenden drei Wellen ein, die noch bis Mitte des nächsten Jahres geplant sind. In Diagnosephasen wird analysiert, was in den jeweiligen Teams gut läuft und beibehalten werden soll oder was verbessert werden kann. Für eine nachhaltige und signifi­kante Effizienzsteigerung wird so ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess in Gang gesetzt. Karin Wegscheider: „Das Positive an Lean IT ist, immer das Gefühl zu haben, für Veränderungen und plötzliche Herausforderungen gut gerüstet zu sein. Man ändert nicht nur die Arbeitsweise, sondern auch die Denkweise.“