"Der ELAK ist ein wesentlicher Baustein des E-Governments in Österreich"

Mittendrin statt nur dabei. Als ehemaliger Leiter des Bereichs IKT-Strategie des Bundes im Bundeskanzleramt war Ing. Roland Ledinger, seit Ende 2021 Geschäftsführer im BRZ, entscheiden und maßgeblich am Auf- und Ausbau des ELAK beteiligt.

Was macht den ELAK so besonders?
Der ELAK im Bund ist seit 20 Jahren ein zuverlässiges und innovatives Werkzeug für die elektronische Aktenführung und Kommunikation in der Bundesverwaltung. Von der Anfrage einer Bürgerin bzw. eines Bürgers bei einer Behörde bis zur Zustellung eines Bescheids: Durchgängige elektronische Prozesse sind das Ziel in der Verwaltung. Dazu braucht es mehr als nur ein Frontend, das Informationen bietet und Partizipation ermöglicht. Das passende Backend-System dafür ist der ELAK. Er ist ein wesentlicher Baustein von E-Government. Der ELAK fungiert dabei sozusagen als Motor.

Wie wurde der ELAK zu Beginn angenommen?
Weg vom Papier hin zur Elektronik. Das hat die Leute schon sehr beschäftigt. Die Technologie an sich war nicht so das Problem. Es war vielmehr ein Kulturwandel, weil es plötzlich mehr Transparenz gegeben hat – auch für Führungskräfte, denn Information war nun nicht mehr mit Macht verbunden. Deshalb wurde diese grundlegende Veränderung der Arbeitsweise in den Organisationen anfangs auch sehr unterschiedlich angenommen. Der technische Schlüssel zum Erfolg war jedenfalls die Entscheidung, nur eine zentrale Domäne mit Mandantentrennung zu verwenden. Das bedeutete, dass jedes Ressort an die Spielregeln der Domäne gebunden war, aber trotzdem ein gewisses Maß an Individualität erhalten geblieben ist. Damit konnten schließlich viele Kritiker überzeugt und auch mit eingebunden werden.

Welche Hürden gab es zu überwinden?
Natürlich mussten einige große Herausforderungen bewältigt werden. Besonders Sparvorgaben waren nicht immer einfach umzusetzen. Man muss da immer sorgfältig analysieren und abwägen, welche Leistungen man kürzen kann, ohne die Qualität und Leistungsfähigkeit des Systems zu gefährden. Aber gemeinsam mit den Kunde – und ich kenne ja nun beide Seiten – gelang es dem BRZ immer wieder, die Leistungen des ELAK so anzupassen, dass die Sparziele erreicht werden konnten, ohne die Qualität und Leistungsfähigkeit des ELAK-Systems zu gefährden.

Die Einführung eines elektronischen Akts in den Zentralstellen der
Ministerien wurde damals als Motor für zahlreiche weitere E-Government- Anwendungen betrachtet.

BRZ-Geschäftsführer Roland Ledinger im Interview.

Worauf blickt man mit Freude zurück?                                                                                  Besonders in den letzten drei Jahren konnten viele Neuerungen eingeführt werden. Dazu gehören neben vielen funktionalen Verbesserungen auch die kollaborative Bearbeitung von Office-Dokumenten, die persönliche digitale Signatur, die Integration in das Service Portal Bund, die Anbindung an das Zentrale Melderegister, die Möglichkeit der wartungsfreien Aktualisierung, die Nutzung von Container- Technologie und die Bereitstellung einer App für Beschlüsse im Ministerrat.

Wie soll es mit dem ELAK weitergehen?
Ich wünsche mir, dass der ELAK seine Rolle als führende und sichere Plattform weiter ausbaut und neue Standards setzt. Dazu gehören eine intuitive und selbstbeschreibende Oberfläche für User, eine schnelle und leistungsfähige Suche mit KI-Unterstützung, eine nahtlose Integration von Kommunikationswerkzeugen wie Chat und Video-Conferencing und die Transformation des Aktenwesens zu einer modernen Geschäftsfallbearbeitung. Unser aller Ziel ist es, dass alle Anwender:innen mit Freude und Begeisterung mit dem ELAK arbeiten.

Das Interview ist in read_it Ausgabe 01/24 erschienen.