Das Beste aus zwei Welten

Den Dienststellen des BMVRDJ soll auch künftig die papierbasierte Kommunikation ermöglicht bleiben. Um Medienbrü- che zu vermeiden und nicht auf die vielen Vorteile der digitalen Abwicklung verzichten zu müssen, entschied man sich für die zentrale Digitalisierung der Postein- gangsstücke. Die Dokumente werden in gesicherten Transportbehältern täglich in das Scan-Center des BRZ geliefert. Dort werden die Originale vorsortiert, von Binde- und Heftmaterial befreit und mit Barcodes versehen dem Scanprozess zugeführt. Modernste Capture-Technologie sorgt dafür, dass der Inhalt der physischen Dokumente zuverlässig erkannt, extrahiert und korrekt zugeordnet wird. Selbstverständlich erfolgt dabei immer eine manuelle Qualitätskontrolle.

Egal wann, egal wo …

Die Originale werden danach wieder retourniert, könnten auf Wunsch aber auch gelagert und anschließend vernichtet werden. Die digitalen Bild- und Metadaten werden direkt nach der Verarbeitung in der Justiz-Anwendung bereitgestellt. Dort stehen sie dann mehreren Usern gleichzeitig zur Verfügung, und zwar jederzeit und ortsunabhängig. Damit sind die Daten ab sofort für die effiziente, papierlose Verarbeitung verfügbar und die Voraussetzungen für gelebte Verwaltungseffizienz, Prozess-Automation und „Mobility“ realisiert.

Keine Kapazitätsgrenzen

Der zentrale Scanservice ist beliebig skalierbar. „Wir digitalisieren im BRZ für alle unsere Kunden zusammen an Spitzentagen bereits bis zu 100.000 Seiten“, so DI (FH) Robert Hrabovszky, MA, Service Delivery Manager im BRZ. „Es sind noch Kapazitäten vorhanden. Je mehr digitalisiert wird, desto besser. Denn so steigen die Kostenvorteile für alle Kunden. Und bei großen Volumina schlagen die Skalen- und Synergieeffekte erst so richtig zu Buche.“

Standardisierung spart Kosten

Weiteres Optimierungspotenzial ergibt sich aus der zentralen Verarbei- tung. „Allein für die vier derzeitigen Pilot-Dienststellen konnten durch die Verwendung der BRZ-Scanservices Einsparungen von ca. 150.000 Euro pro Jahr realisiert werden“, erklärt DI Richard Schmid, Abteilungsleiter Justizanwendun- gen im BRZ. „Darüber hinaus sinkt der Verwaltungsaufwand und damit verbunden auch das Fehlerpotenzial.“ In Zeiten von gesteigerten Qualitäts- und Datenschutzanforderungen liegt es auf der Hand, warum sich das BMVRDJ für die BRZ-Lösung entschieden hat.