Teamarbeit im virtuellen Raum

Dass die Einführung eines neuen Collaboration-Tools unsere Arbeit im BRZ erleichtern wird, davon waren Clemens Schertler (Leiter der internen IT), das Projektteam rund um Daniela Feuersinger (Leiterin Strategy & Communications) und ich überzeugt. Dass wir mit der Einführung im Februar 2020 aber die Rutsche für einen reibungslosen Start in einen wochenlangen und - letztlich bis heute mehr oder weniger - andauernden Zustand des „anders Arbeiten“ in ein Krisenzeiten gelegt haben, das hätten wir uns nicht gedacht. Ein Jahr nach dem Start können wir sagen: der Start von MS Teams war – auch wenn die Umstände nicht erfreulich waren – ein voller Erfolg.

In diesem Blog möchte ich ein paar Einblicke in den Projektverlauf geben.

Als marktführender Technologiepartner im öffentlichen Sektor gestalten wir im BRZ die digitale Transformation unserer Kunden maßgeblich mit, um den öffentlichen Bereich in Österreich fit für die Zukunft zu machen. Bereits 2019 entstand ein Projekt, mit moderner Collaboration-Software die Zusammenarbeit zwischen Teams, aber auch aus verschiedenen Orten (Büro, Home Office) einfacher und produktiver zu gestalten. Nach einem genauen Auswahlprozess fiel die Wahl auf Microsoft Teams.

Neue Drehscheibe für virtuelle Zusammenarbeit

Von Anfang an war klar, dass wir die Funktionalitäten von MS Teams soweit es unsere sicherheitstechnischen Anforderungen erlauben ausnutzen und auch neue, für die Mitarbeiter:innen vielleicht noch ungewohnte Funktionen anbieten und in den Arbeitsalltag implementieren möchten. Microsoft Teams ist eine Plattform, die Chat, Besprechungen, Notizen und Anhänge kombiniert. Der Dienst ist in die Office 365-Office-Suite integriert und arbeitet daher nahtlos mit schon bekannten Office-Anwendungen zusammen. Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten in Echtzeit, paralleles Kommunizieren über Desktop- und Smartphone App oder Videocalls in großen Gruppen – das gab es bisher in dieser Form nicht oder war umständlich.

Doch auch wenn man gerne innovativ sein möchte und viele Features auf den ersten Blick praktisch wirken: Für uns im BRZ und IT-Dienstleister für den Public Sector stand die Sicherheit bei der Nutzung eines neuen Tools natürlich immer ganz weit vorne…

Sicherheit: Klare Regeln für die Nutzung

Selbstverständlich können im BRZ nur Softwareprodukte zum Einsatz kommen, die einem genauen Check hinsichtlich Datensicherheit, Ausfallssicherheit uvm. unterzogen wurden. Vor der Beschaffung fanden eine ausführliche Sicherheits- und Risikoanalyse statt, auch das BRZ CERT und Expertinnen/Experten aus den Bereichen IT-Architektur, Datenschutz und der Betriebsrat wurden in die Planungen eingebunden.
Was uns im Umgang mit MS Teams wichtig ist:

• Personenbezogene Daten und Kundendaten haben in einem Cloud-Produkt wie MS Teams nichts verloren – dazu nutzen wir unsere BRZ-eigenen on premises-Lösungen
• Guidelines erklären allen Mitarbeiter:innen, wie Teams genutzt werden soll/darf.
• Eine ausführliche Governance hält alle Spielregeln fest und dient im Zweifel als Nachschlagewerk
• Nur Cloud-Features, die eine Speicherung der Daten in Europa sicherstellen werden genutzt

Kommunikation: Wie schaffen wir breite Akzeptanz?

Diese Frage haben wir uns im Projektteam anfänglich gestellt und einen genauen Kommunikationsplan erstellt: Mitarbeiter:innen-Schulungen, FAQ-Bereiche im Intranet, Lunch-Sessions zum ersten Einstieg, virtuelle Schulungstermine, Hinweise in Kaffeeküchen und Büroräumen waren geplant. Doch mit dem Beginn des Lockdowns im März 2020 waren alle anfänglichen Zweifel, ob die Umstellung gut funktionieren wird, wieder verflogen. Die Mitarbeiter:innen haben Microsoft Teams dankbar angenommen.

Was uns in der internen Kommunikation wichtig war:

• Vorteile hervorstreichen, etwa die Möglichkeit, agile Projekte und Teams abbilden zu können
• Klar sagen, was erlaubt ist und was nicht: „Do´s und Don´ts“ wurden breit kommuniziert, auch an ungewöhnlichen Orten wir in Pausenräumen und Liften.
• Chat- und Videokonferenz-Möglichkeiten von Beginn an gleichwertig zu realen Treffen einsetzen (was durch Corona sicherlich einfacher war)
• Einbindung von weiteren Lösungen wie Microsoft Planner und Whiteboard die einen klaren Nutzen für unsere Arbeit darstellten.
• Laufende Schulungen anbieten
• In einem eigenen Kanal konnten Mitarbeiter:innen mit mehr Know-How anderen Kolleginnen und Kollegen Hilfe anbieten und Fragen schnell beantworten

Veränderung und Innovation: Corona als Initialzündung für neue Arbeitsweisen

Die Einführung von MS Teams hat unsere Arbeit im BRZ in positiver Art und Weise verändert. Die Corona-Krise wirkte dabei beschleunigend auf viele Umstellungen. Der nächste Schritt für das BRZ ist es, das hybride Arbeiten weiterhin bestmöglich zu unterstützen. Dazu statten wir Besprechungsräume mit Videokonferenz-Equipment aus und schulen unsere Mitarbeiter:innen laufen, um bei MS Teams „am Ball“ zu bleiben.

So arbeiten wir gut zusammen – auch unter neuen Bedingungen:

• Auch im virtuellen Raum braucht es Spielregeln. Diese haben wir gemeinsam definiert, z.B. Pünktlichkeit bei Online-Meetings, Empfehlungen zum Kamera-Einsatz, Screensharing, Video-Settings, sozialer Austausch im Home Office usw.
• Hybrides Arbeiten wird zum Standard: Jede Besprechung im BRZ sollte so angelegt sein, dass Kolleginnen sowohl vor Ort als auch virtuell teilnehmen können.
• MS Teams Features wie definierbare Ruhezeiten legen fest, wann man erreichbar ist, damit Berufliches und Privates nicht verschwimmt.

Fazit

Die Umstellung bzw. Einführung auf MS Teams war für das BRZ sicher ein großer Schritt, der sich aber ausgezahlt hat. Der Erfolgsfaktor für die gelungene Einführung war die sorgfältige Auswahl des Tools an Hand unserer strengen Anforderungen, die genaue Planung des Rollouts und die Kommunikation mit unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Für mich war es auch eines der ersteren größeren Projekte der internen Kommunikation und hat mir gezeigt, dass das BRZ ein sehr innovatives Unternehmen ist, in dem man viel verändern kann.

Nach dem Projekt „MS Teams“ geht es aber noch weiter, denn das Thema „Neues Arbeiten“ wird uns auch noch in den nächsten Jahren begleiten.

Die Computerwelt hat auch über die Einführung von MS Teams im BRZ berichtet.