Bundesdenkmalamt nutzt ELAK
05. Mai 2015
Der „elektronische Akt im Bund“ (ELAK) ist die webbasierende Akten- und Dokumentenmanagementplattform der Bundesverwaltung. Seit April vereinfacht und beschleunigt er auch im Bundesdenkmalamt (BDA) die Bearbeitung der Geschäftsfälle und verbessert zudem die Prozessdokumentation.
Das Bundesdenkmalamt ist ein Ressortbereich des Bundeskanzleramtes (BKA). Es schützt, pflegt, erforscht und vermittelt im öffentlichen Interesse und im gesetzlichen Auftrag das kulturelle Erbe Österreichs.
Denkmale sind einmalige und unersetzbare materielle Zeugnisse unserer Geschichte - von der Urzeit bis zur Gegenwart. „Zur Geschichte" zählt nun auch die papierbezogene Dokumentation dieser Organisation. Die Arbeitsprozesse werden vollelektronisch und medienbruchfrei abgewickelt. Dafür wurden insgesamt 600.000 Akten migriert, eine Aufbauorganisation für über 200 Mitarbeiter:innen erstellt sowie Endanwenderschulungen in zwei Lokationen durchgeführt. Der ELAK bietet dem BDA durch die Nutzung der Schnittstelle zur Haushaltsverrechnung des Bundes (HV-SAP) zudem die Möglichkeit, wesentliche Beschaffungs- und Zahlungsvorgänge in einem einzigen System abzubilden.
Das Projekt konnte dank der sehr guten Zusammenarbeit mit dem Projektteam bestehend aus Mitarbeiter:innen des Bundesdenkmalamtes, des Bundeskanzleramtes und der ARGE ELAK in der geplanten Projektlaufzeit von fünf Monaten erfolgreich abgeschlossen werden.
„Durch den ELAK im Bund haben wir nun ein etabliertes und leistungsstarkes Aktenverwaltungsprogramm im Einsatz, welches uns die internen Prozesse wesentlich erleichtert“, so Mag. Christian Herwig, Verwaltungsdirektor des Bundesdenkmalamtes.
