Zentrales Kommunikations-Tool

Ein weiterer Meilenstein

Mit der Umsetzung des neuen Intranets für das AMS wurde ein weiterer Meilenstein in der Digitalisierung des AMS erreicht. Erstmals greifen alle Mitarbeiter:innen des AMS in allen neun Bundesländern auf ein einheitliches Intranet zu. Es ist nicht nur informativ, leicht zu bedienen und optisch ansprechend, es setzt auch auf das Bundes-CMS Magnolia und somit auf ein modernes, Java-basiertes Content-Management-System (CMS), das auch im BRZ und bei zahlreichen weiteren Kunden von LFRZ und BRZ genutzt wird.

Einheitlich, übersichtlich & responsiv

Seit dem Launch des Intranets können die AMS-Mitarbeiter:innen auf eine Reihe von neuen und verbesserten Funktionen zurückgreifen, die den Arbeitsalltag erleichtern und die Kommunikation innerhalb der Organisation des AMS vereinfachen. Zu den zahlreichen Features des neuen Intranets zählen u. a. personalisierte Landingpages abhängig von Rollen, ein Veranstaltungskalender oder Templates mit einer einheitlichen Design-Sprache. Selbstverständlich wurde das neue AMS-Intranet responsiv umgesetzt, um in einer künftigen Ausbaustufe auch mobil nutzbar zu sein. Neu ist auch die Anzeige von Con­fluence-Inhalten im Intranet.

Teamwork makes the dream work

Bei der Umsetzung des Intranets arbeiteten Teams aus BRZ und LFRZ eng zusammen. „Die aktive Zusammenarbeit mit dem AMS und die Beteiligung aller neun Bundesländer im AMS ermöglichte die Einbeziehung zahlreicher Kundenwünsche und stellte das Projekt auf eine starke Basis – auch was die Akzeptanz ­innerhalb des AMS betrifft“, freut sich Mag. Wolfgang Fleischer, Account ­Executive im BRZ. Aufgabe war es, dafür ein stabiles und einfach benutzbares CMS zur Verfügung zu stellen. Technische Basis des neuen Intranets ist Magnolia, ein State-of-the-Art-System, das einfache Benutzung, intelligente Prozessautomatisierung und Continuous Delivery sicherstellt. Das Open-Source-System basiert auf Java und wird in mehr als 100 Ländern eingesetzt.

Herausforderungen & Chancen

Die Umsetzung eines neuen Intranets bringt zahlreiche Herausforderungen mit sich, insbesondere wenn spezifische Anforderungen des Kunden berücksichtigt werden müssen. Eine der größten dabei  bestand darin, personalisierte Landingpages zu erstellen, die abhängig von den Rollen der Nutzer:innen angelegt sind. „Das erforderte eine präzise Rollen- und Rechteverwaltung sowie die Fähigkeit, Inhalte dynamisch anzupassen. Die Implementierung muss sicherstellen, dass jede User-Gruppe relevante und maßgeschneiderte Informationen erhält“, so Ing. Rihard Monovic, technischer Projektleiter im LFRZ.  

Suchfunktion fördert Wissenstransfer 

Ein weiterer Wunsch des Kunden war eine umfassende Suchfunktion. Eine leistungsfähige Suche, die alle Dokumentenformen, Subseiten und Schnittstellen zu Apps abdeckt, ist entscheidend für die Usability, aber auch für ein effizientes Wissensmanagement innerhalb einer Organisation wie dem AMS. „Gemeinsam mit dem BRZ haben wir eine Suchmaschine integriert, die schnell und präzise Ergebnisse liefert, unabhängig vom Dateiformat oder der Quelle der Informationen“, verrät Monovic. „Das erfordert eine stringente Indizierung und die Fähigkeit, verschiedene Datenquellen zu durchsuchen und intelligent zu verknüpfen.“

Barrierefreiheit & Sicherheit

Ein wichtiger Aspekt für den Kunden war auch die Barrierefreiheit. Die Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass alle Inhalte und Funktionen für Menschen mit Beeinträchtigungen zugänglich sind. Dies umfasst die Einhaltung von Standards wie den Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) und die Implementierung von Funktionen wie Screenreader-Kompatibilität. Natürlich darf auch die Sicherheit nicht zu kurz kommen. Fürs neue AMS-Intranet wurden robuste Sicherheitsmaßnahmen implementiert, die die Sicherstellung der Datensicherheit, den Schutz vor Malware und die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Sicherheitsprotokolle umfassen.